Уважение в онлайн пространстве

Формат проведения онлайн совещаний

Сегодня общение с помощью интернета актуально, как никогда. Из-за пандемии в онлайн «ушли» не только встречи и переговоры, но и конференции, и другие массовые мероприятия. Поэтому важность того, как корректно общаться, проявлять онлайн-уважение к собеседникам и сделать коммуникации комфортными, сегодня вряд ли можно переоценить.

Для оперативного и эффективного решения деловых вопросов сейчас очень популярным является формат проведения онлайн-совещаний. Он уже успел обрасти определенными правилами для участников. Вот некоторые из них:

• важно заранее позаботиться о технической стороне вопроса: проверить наличие устойчивого соединения, достаточного уровня заряда батареи и т.д. – не нужно тратить время на решение подобных организационных моментов в прямом эфире;
• необходимо помнить о своем подобающем внешнем виде и фоне, на котором ведется общение: например, для рабочего совещания вряд ли подойдет вариант расположения в кресле у камина с котиком на руках и бокалом вина на столе – всегда нужно выглядеть адекватно ситуации;
• очень желательно предупредить домашних о своем важном видео-звонке и попросить не мелькать на фоне и минимизировать посторонний шум;
• если во время zoom-конференции все участники оставляют камеры включенными, не нужно ходить, ерзать, есть или заниматься посторонними делами – это неуважение к остальным;
• при видео-звонке рекомендуется смотреть непосредственно в камеру, чтобы у собеседников создавалось ощущение «прямого» взгляда в глаза, свой микрофон при этом лучше отключить на то время, пока говорит спикер.

Уважение в онлайн пространстве. Желательно не впадать в крайности и не собирать видео-конференции по каждому поводу – старый добрый вариант общения с помощью переписки может оказаться гораздо более уместным, если вопрос не критически важный, который надо обсуждать только «с глазу на глаз». Общаться можно и по электронной почте, но тогда нужно учитывать некоторую задержку во времени в ответах. Более оперативной считается коммуникация в мессенджерах.

Онлайн работа в месенджерах

Онлайн работа в месенджерах набирает обороты. Сегодня многие компании, где нет особых ограничений, используют рабочие группы в мессенджерах для решения деловых текущих вопросов. В этом случае всем участникам подобных чатов настоятельно рекомендуется использовать такие рабочие группы исключительно в деловых целях: не скидывать туда мемы, открытки, сообщения не по теме и так далее. Сегодня почти каждый из нас является одновременно членом сразу нескольких групп в мессенджерах – веселыми картинками можно обмениваться в отдельных «чатах-болталках». Тем более, что сотрудники могут сами создать неформальный чат для обсуждения нерабочих вопросов и там уже поднимать любые темы – так важная рабочая информация не затеряется среди фотографий с отдыха и анекдотов.

Аудиосообщения – не самый приемлемый формат для делового общения. Дело в том, что далеко не всегда человеку удобно прослушать запись – гораздо легче прочесть текст на экране телефона. К тому же надиктовать голосовое сообщение можно быстро, но вот на то, чтобы его прослушать, у получателя уйдет больше времени, чем пробежать глазами письменный вариант этой же самой информации. Получается, что отправитель аудиосообщения экономит время и силы себе, но не адресату, а это не очень уважительно с точки зрения этикета. В таких ситуациях рекомендуется заранее поинтересоваться, удобно ли человеку прослушать аудио, и отправлять голосовое сообщение только в случае положительного ответа с его стороны.

Писать сообщения в нерабочее время нежелательно. Для такого поступка должна быть весомая причина (например, срочный вопрос) или предварительная договоренность с собеседником. Несрочные сообщения от малознакомых людей после 21:00, как правило, воспринимаются как грубое вторжение в личную жизнь. Любопытно, но сегодня и звонок без предупреждения во многих случаях считается варварством. Особенно, если речь идет о бизнес-общении. В современном мире нет более ценного ресурса, чем время. Поэтому, рабочий день деловых людей бывает расписан буквально по минутам – им не всегда комфортно прерываться на незапланированный телефонный разговор. Во избежание недоразумений, рекомендуется сначала достичь договоренностей с собеседником о том, как и когда ему было бы удобно обсудить вопрос. Порой лучше сначала написать лаконичное сообщение с кратким самопредставлением и целью обращения, а также вопросом о том, какой способ и время для общения предпочитает собеседник. Для несрочных вопросов рекомендуется писать на электронную почту. Если нужно оперативно связаться с человеком – но не экстренно – можно написать ему в мессенджер. «Горящие» вопросы лучше решать по телефону, если времени ждать письменного ответа просто нет. Видеозвонок в этом случае будет уместен, если такой формат заранее одобрили для использования обе стороны. Не очень хорошо внезапно делать zoom-вызов и тем самым застигать человека врасплох. Он либо не ответит, либо будет крайне сконфужен и смущен в процессе разговора.

Деловое общение по видео звонку

Видеозвонки хороши для тех переговоров, когда важно не только слышать голос собеседника, но и видеть его мимику, жесты – ведь известно, что человек получает информацию от говорящего из его слов только на 7%, а из его невербального поведения – на 55% (еще 38% - особенности голоса). Так что в случаях ответственного обсуждения или просто душевного разговора, когда хочется видеть знакомые лица, – видео-звонок уместен, а все другие ситуации лучше отдельно согласовывать.

Вот и получается, что с одной стороны, онлайн-формат общения принципиально иной и требует соблюдения определенных правил. А с другой стороны – любое общение зиждется на уважении к собеседнику – чем больше заботы мы проявляем к человеку и его времени, тем больше шанс, что наша коммуникация в итоге окажется эффективной и комфортной для всех.

Комментарий Best-crm. Любая crm – это система управления взаимоотношениями с клиентами. И ключевое слово здесь – взаимоотношения. Вы начинаете коммуникацию с клиентом, цель которой совершить сделку. Видео и обычные звонки, переписка в мессенджерах и электронной почте, обмен документами в электронном и физическом виде… Все это требует от вас абсолютной пунктуальности. Crm система онлайн позволяет максимально автоматизировать процесс работы с клиентом. Ни один звонок не пропущен, ни одно письмо не остается без ответа, все контакты осуществляются по великому принципу JIT (just in time).